12 подсказок для эффективного тайм-менеджмента

Девушка в деловом костюме держит в руках рабочие инструменты

Тайм-менеджмент – это не просто модное словосочетание. Это, по сути, то, что делают все люди, которым нужно рационально использовать своё время. Просто многие не знают, что составление графика и расписывание дел на день – это именно он, тайм-менеджмент.

Некоторые грамотные бизнесмены даже завели в своём штате такую должность, как тайм-менеджер. И если правильно и хорошо подобрать кандидата на такую работу, то он поможет сэкономить вам время, деньги, ресурсы и т. д.

Так что, если у вас есть такая необходимость, как рациональное использование вашего времени, или вам нужно составить наиболее грамотный график для сотрудников вашей фирмы, вам пригодятся некоторые советы, приведённые ниже в статье, которые помогут вам в этом деле.

No 1. Сначала съешьте тушёную капусту. Ваша мама была права. Всегда планируйте самые сложные или неприятные дела на начало дня, пока ваша энергия и концентрация находится на самом высоком уровне. Приступайте к самому сложному сразу же, пока вас не затянули более повседневные дела. Чем дольше вы откладываете такие дела, тем больше их накапливается и тем хуже становится их вкус (и запах). Пусть главное остаётся главным, даже если оно неприятно.

No 2. Будьте быстрым, но без фанатизма. Вам не нужно формировать забитый до отказа график, где у вас не будет ни минуты свободного времени или ни малейшего перерыва, зато вы успеете сделать всю-всю работу. Короткие, сконцентрированные вспышки активности – это ключ к хорошей и продуктивной работе. Используйте что-то вроде кухонного таймера: установите его на 45 или 60 минут, и не останавливайтесь, пока не услышите звуковой сигнал.

Вы будете удивлены, сколько вы успеете сделать за один час непрерывной деятельности – и насколько мало вы устанете, если при этом будете делать перерывы между такими часами.

No 3. Будьте эгоистом. Как только вы создадите свой собственный список того, что необходимо сделать, вам нужно забыть и задвинуть графики всех остальных людей. И хотя это выглядит как эгоизм, по факту таковым не является: когда вы доделываете свою работу, вы можете помочь остальным с их работой. Но для начала – сделайте всё, что должны сделать именно вы.

No 4. Назначьте срок годности своим планам и ожиданиям. Если вы ожидаете ответа или поставки чего-то от кого-то, не останавливайтесь на том, чтобы просто попросить или заказать – установите точные временные рамки, когда именно вам можно ожидать того, что вы ожидаете.

Это не только позволит вам точнее формировать ваш собственный график, но и простимулирует тех, с кем связаны ваши ожидания, так как наличие конечной даты предполагает большую собранность. Точно так же, когда вы обещаете что-то кому-то, устанавливайте дату, до которой обязуетесь выполнить обещанное – и не забудьте внести её в свой собственный календарь.

No 5. Разбирайтесь со всем один раз. Со всем этим цунами поступающей электронной почты, которые получает каждый предприниматель, критически важно иметь систему работы со всеми входящими. Самой идеальной будет система «получил – увидел – разобрался». Решайте, что делать с полученной информацией, делайте это – и забывайте, если это не нужно вам в ежедневной работе.

No 6. Группируйте свою занятость. Организуйте свою неделю таким образом, чтобы одни и те же дни были заняты делами одного и того же характера. Например, в понедельник и среду займитесь личными встречами: посещением клиентов, продажами и тому подобным. Во вторник и четверг выделите время для работы с бумагами: заполнению деклараций, проверке счетов и других документов. А пятницу, или её часть, можно оставить «свободным» днём, когда вы будете заниматься любыми видами деятельности. Во-первых, перемена вида деятельности пойдёт вам на пользу, а во-вторых, ваш мозг заранее будет готов к нужной деятельности в нужные дни.

No 7. Будьте решительны – это экономит время. Не пытайтесь понять, что именно имел в виду автор непонятного электронного письма: просто возьмите и спросите. Это сэкономит ваше время, силы и уменьшит количество ошибок. Прямые и откровенные ответы и вопросы – секрет успешного общения.

No 8. Делегируйте. Учитесь этому постоянно и делайте это также непрерывно. Когда вы научитесь хорошо это делать, вы заметите, как работоспособность и производительность, как ваша, так и всей вашей команды, перейдёт буквально на другой уровень. Выясните, каковы ваши сильные стороны и что получается у вас лучше всего – и найдите людей, у которых получается хорошо все остальное. А после – делегируйте и наслаждайтесь результатом.

No 9. Изучите своё время. Если вы замечаете, что время целыми кусками проваливается неизвестно куда, значит, пришло время посмотреть на ваше расписание повнимательнее. В течение хотя бы одной недели записывайте всё то, что вы делаете, час за часом: с момента пробуждения до момента отхода ко сну.

Это очень отрезвляет, поверьте. А ещё – обнажает дыры в вашем расписании. И вполне возможно, что после этого вам придётся переменить не только своё расписание, но и весь уклад вашей жизни.

No 10. Не забывайте о физической форме. Люди, которые работают, так сказать, головой, нередко забывают об остальных частях своего организма. Занятия спортом помогут вам оставаться в форме, хорошо спать, меньше нервничать и больше работать. Банально, но правильно.

No 11. Тормозите, чтобы ускоряться. Иногда, чтобы хорошо сделать работу, нужно притормозить. Концентрируясь только на одном занятии за раз, отказываясь от всех остальных, мы на практике получаем лучше и быстрее сделанную работу, чем при мультизадачности. Монозадачность – это в определенных случаях тоже весьма продуктивно.

No 12. Смейтесь. Ничего не может быть таким серьёзным, чтобы над этим нельзя было пошутить. Хорошенько похохотать над проблемой каждый день – это прекрасное лекарство от постоянного давления и стресса.

Работа – это работа, но такая формула вовсе не означает, что вы не можете иногда посмеяться. Даже если кто-то другой сказал бы, что ситуация слишком серьёзна, чтобы смеяться. Мы сами решаем, когда плакать над своими делами, а когда над ними смеяться.







Понравилась статья? Поделитесь с друзьями:





Поделиться этой записью
ОЦЕНИТЕ МАТЕРИАЛ!
00